Oprogramowanie ERP dla rejestru dokumentów

Standardowo - arejestrowany dokument kierowany jest automatycznie do właściwych osób — najpierw do opisu merytorycznego (czego dotyczy zakup, do jakiego projektu należy), a następnie do akceptacji zgodnie ze ścieżką zdefiniowaną w firmie, np. kierownik działu, a powyżej określonej kwoty dodatkowo dyrektor finansowy. System zapisuje pełną historię: kto, kiedy i z jakim komentarzem dokument zatwierdził. Ścieżki akceptacji konfigurujemy pod strukturę organizacyjną i limity kwotowe konkretnej firmy.

Tak — to jedna z największych korzyści. Terminy i kwoty płatności są znane już od dnia wpływu faktury, więc dział finansowy może planować przelewy i prognozować przepływy pieniężne bez czekania na dekretację księgową. Zarząd widzi przy tym pełen obraz zobowiązań: zarówno faktury zaksięgowane, jak i te, które dopiero krążą w akceptacji.

Tak. Osoba opisująca dokument merytorycznie wskazuje miejsce powstawania kosztów (MPK), projekt lub zlecenie — również z podziałem jednej faktury na kilka obszarów. Księgowość otrzymuje dokument już opisany, co znacząco przyspiesza dekretację, a dane kosztowe od razu zasilają analizy kontrolingowe i rozliczenia projektów.

System na bieżąco pokazuje, u kogo dokument aktualnie się znajduje i jak długo czeka na reakcję. Osoby akceptujące otrzymują powiadomienia i przypomnienia, a przy dłuższej nieobecności można skorzystać z mechanizmu zastępstw, dzięki któremu dokumenty automatycznie trafiają do wyznaczonego zastępcy. Przed zamknięciem okresu księgowość jednym raportem sprawdza, które dokumenty wpłynęły, a nie zostały jeszcze zatwierdzone lub zaksięgowane.

Tak. Faktury ustrukturyzowane pobierane z Krajowego Systemu e-Faktur trafiają bezpośrednio do wstępnego rejestru — bez ręcznego wprowadzania danych — i przechodzą przez ten sam obieg opisu i akceptacji co pozostałe dokumenty. Firma pracuje więc na jednym, spójnym procesie niezależnie od tego, czy dokument wpłynął przez KSeF, e-mailem czy w wersji papierowej.