Oprogramowanie ERP do zarządzania delegacjami

Tak. Na podstawie godzin rozpoczęcia i zakończenia podróży system automatycznie wylicza przysługujące diety — z uwzględnieniem zapewnionych posiłków, które pomniejszają dietę zgodnie z przepisami — oraz ryczałty za noclegi i dojazdy. Przy podróży prywatnym samochodem kilometrówka naliczana jest według aktualnych stawek i ewidencji przebiegu. Stawki krajowe i zagraniczne aktualizujemy zgodnie z rozporządzeniami, więc rozliczenia są zawsze zgodne z obowiązującymi przepisami.

System obsługuje pełne rozliczenie podróży zagranicznych: diety według stawek właściwych dla kraju docelowego, podział podróży na odcinki krajowe i zagraniczne oraz przeliczenie wydatków w walutach obcych według właściwego kursu. Zaliczki wypłacone w walucie są automatycznie rozliczane z poniesionymi kosztami, a różnice kursowe trafiają do księgowości bez ręcznych obliczeń.

Tak. Wydatki — hotele, paliwo, bilety, opłaty parkingowe — pracownik rejestruje w rozliczeniu delegacji i dołącza do nich skany lub zdjęcia dokumentów, np. wykonane telefonem bezpośrednio po zakupie. Osoba zatwierdzająca widzi komplet wydatków wraz z załącznikami w jednym miejscu, a księgowość nie musi kompletować papierowych paragonów spinanych z wydrukami. Dokumenty kosztowe z delegacji mogą przy tym trafiać do tego samego obiegu akceptacji co pozostałe faktury w firmie.

Tak. Już na etapie wniosku delegację można powiązać z projektem, zleceniem lub MPK, dzięki czemu wszystkie koszty wyjazdu — diety, noclegi, przejazdy — automatycznie zasilają rozliczenie danego przedsięwzięcia. Przy wyjazdach dotyczących kilku projektów koszty można podzielić procentowo. Kontroling od razu widzi, ile naprawdę kosztuje obsługa poszczególnych klientów czy kontraktów, z uwzględnieniem kosztów podróży.

Pracownik może wnioskować o zaliczkę już przy składaniu wniosku delegacyjnego — po akceptacji trafia ona do realizacji w formie przelewu. Po zatwierdzeniu rozliczenia system automatycznie wylicza saldo: kwotę do zwrotu na konto pracownika albo należność do potrącenia z niewykorzystanej zaliczki. Przelewy zwrotów mogą być generowane zbiorczo w paczce przelewów, a całość rozliczenia trafia do księgowości i — jeśli trzeba — na listę płac bez ponownego wprowadzania danych.